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Portaria

O grupo Portaria é o dia a dia de quem fica no balcão: encomendas que chegam, recados dos moradores, o livro de ocorrências, a troca de turno, achados e perdidos e a lista de pessoas que não podem entrar. O Console da portaria junta o essencial numa tela só.

Como chegar

Menu lateral → Portaria → a tela desejada.

Cada tela só aparece se o módulo estiver ligado em Módulos.

Console da portaria

O turno numa tela. Atualiza sozinho a cada minuto (a cada 15 segundos enquanto houver liberação aguardando o morador) e mostra:

Bloco O que mostra
Liberações do morador Os visitantes que esperam o morador liberar pelo app, pelo portal ou pelo WhatsApp, e as respostas (últimas 24 h, 7 ou 30 dias)
Encomendas aguardando O que ainda não foi retirado, com filtro por unidade ou destinatário
Entregas avisadas pelo morador Entregas que o morador avisou que vão chegar, com Ver código e Chegou
Recados dos moradores Recados pendentes, com o número em vermelho
Visitas esperadas (convites) Convites do app para hoje
Mudanças e obras hoje O que foi aprovado para o dia
Reservas de hoje Áreas comuns ocupadas hoje
Ocorrências abertas O que ainda espera providência

Liberações do morador

Quando a portaria cadastra um visitante que precisa da liberação do morador, o pedido aparece aqui como Aguardando o morador. Assim que o morador responde, a linha muda para Liberado (com até quando a visita vale) ou Negado, e o console avisa com uma mensagem no canto da tela. Pedido sem resposta até o prazo fica Sem resposta (expirou). Use o filtro para achar pelo nome, pela unidade ou pelo morador, e Aguardando, Liberadas, Negadas ou Expiradas para ver só uma situação.

Em prédio com muitas salas a lista cresce rápido. Escolha o operador para ver só os pedidos que você (Meus cadastros) ou um colega cadastrou, e o período (24 horas, 7 dias ou 30 dias). Cada linha mostra quem cadastrou o visitante e o morador que precisa responder, e o contador ao lado diz quantos pedidos estão no filtro. Visitante que venceu sem resposta do morador vira Expirada sozinho.

No alto fica Conferir documento na lista de bloqueio: digite o CPF, RG ou outro documento e o console diz se a pessoa está na lista, com o motivo e a validade. Quando há uma passagem de turno ainda não recebida, um aviso amarelo mostra as pendências e o link Abrir e dar ciência.

Encomendas

Use Registrar encomenda assim que o pacote chegar: Unidade, Destinatário, Tipo, Remetente / transportadora e, se houver, Código de rastreio e foto. Em Destinatário, o sistema sugere só quem mora ou trabalha na unidade (visitantes ficam de fora). A unidade recebe o aviso na hora, com o código de retirada.

O código é só do morador: a portaria não vê o código em nenhuma tela, listagem ou exportação. Na entrega, clique em Registrar retirada, informe Quem retirou e digite o Código de retirada informado pelo morador. O sistema confere e recusa se não bater.

Morador sem o código? Use Reenviar código ao morador (no console, Reenviar código): o aviso com o código vai de novo para o app e o e-mail da unidade. A encomenda parada há dias também gera um lembrete automático para a unidade. Devolvida ao remetente encerra a encomenda com um Motivo.

Recebida por guarda quem recebeu o pacote na portaria. Em branco vale o operador que registrou; preencha quando outro porteiro recebeu (a entrega da meia-noite, por exemplo).

Entrega avisada pelo morador

O morador pode avisar pelo app ou pelo portal que uma entrega vai chegar e deixar o código que o entregador pede (o do Mercado Livre, por exemplo). O aviso aparece no console em Entregas avisadas pelo morador e na lista de encomendas como Entrega avisada. O código não aparece em lista nenhuma: quando o entregador pedir, clique em Ver código (na encomenda, Ver código de entrega). Cada consulta fica registrada com o usuário e a hora, e o morador vê no app quem consultou.

Quando o pacote chegar, use Chegou (na encomenda, Registrar chegada) e informe quem recebeu. A encomenda passa a Aguardando retirada e a unidade recebe o código de retirada, como numa encomenda registrada na hora.

Situação Quando
Entrega avisada O morador avisou e o pacote ainda não chegou
Aguardando retirada Chegou e ninguém retirou
Retirada Entregue ao morador
Devolvida Voltou ao remetente

Recados

Recados que o morador manda pelo app ou pelo portal sobre uma visita, um prestador de serviço ou uma entrega. Dar ciência avisa o morador que a portaria leu; você pode escrever uma Resposta ao morador (opcional). Concluir encerra o recado. Se o morador cancelar antes, a situação vira Cancelado pelo morador.

Livro de ocorrências

Registre o que acontecer no turno: Data e hora, Categoria, Resumo, Unidade envolvida (se houver) e O que aconteceu. A ocorrência fica Aberta até alguém preencher a Providência tomada e passá-la para Resolvida.

Passagem de turno

Ao sair, clique em Registrar passagem e liste as Pendências para o próximo turno. Quem assume confirma em Confirmar recebimento. Situação agora conta o que continua em aberto no momento: ocorrências abertas, encomendas aguardando, recados pendentes e objetos guardados.

Achados e perdidos

Registre o Objeto com foto, onde foi encontrado e por quem. Os moradores veem os objetos guardados no portal e no app. Na entrega, use Registrar devolução e informe Entregue para e o Documento.

Lista de bloqueio

Pessoas que não podem ser cadastradas como visitante. Informe Nome, Documento (CPF/RG), Motivo e, se o bloqueio tiver prazo, Bloqueado até.

Enquanto o bloqueio vale, o cadastro dessa pessoa é recusado no app, no portal, no convite por link e no totem. Quem tentou vê apenas uma mensagem neutra pedindo para procurar a portaria. A equipe recebe uma notificação no sino com o nome, a origem da tentativa e a unidade.

O documento é comparado só por letras e números: 123.456.789-00 e 12345678900 são o mesmo documento.

A lista não fecha a catraca

A lista impede o cadastro de visitante. Quem já tem cartão ou face cadastrada continua passando até você bloquear o cadastro em Pessoas.

Liberações manuais

A trilha das liberações remotas feitas pela web: quando, qual bloqueio e saída, qual operador e o Motivo. A tela é só de consulta; ninguém edita nem apaga.

Para obrigar o operador a dizer o motivo, ligue Motivo obrigatório na liberação manual em Módulos. Com a opção ligada, o botão de liberação remota da barra e o da tela de câmeras pedem o motivo antes de abrir.

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